La PEC – posta elettronica certificata – è uno strumento che permette di inviare messaggi email con valore legale equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno. È utilizzata da imprese, professionisti, PA e cittadini per notifiche, comunicazioni contrattuali, diffide e adempimenti formali. Capire come inviarla nel modo corretto evita errori che possono compromettere la validità della comunicazione o rallentare le pratiche. Qui trovi una guida pratica, con i passaggi essenziali e i consigli per gestire allegati, ricevute e conservazione.
Che cos’è la PEC e perché ha valore legale
La PEC certifica tre elementi: identità del gestore, integrità del contenuto e tracciabilità della consegna. Il gestore PEC, soggetto accreditato, applica firme e marcature sui log di trasmissione e rilascia due ricevute: accettazione e consegna. Se entrambe sono positive, l’invio è opponibile a terzi. Il valore legale è pieno solo se il messaggio viaggia tra caselle PEC: inviare da PEC a email ordinaria non produce la stessa evidenza. Per comunicare con uffici pubblici si possono reperire gli indirizzi su IPA – Indice PA, mentre per professionisti e cittadini è utile l’INAD – Indice Nazionale dei Domicili Digitali.
Scelta del gestore e attivazione dell’indirizzo
Per inviare una PEC serve una casella attiva presso un gestore certificato. Durante l’attivazione vengono richiesti documenti d’identità e, per le imprese, dati societari. È buona prassi scegliere un piano con spazio sufficiente e opzioni di archiviazione o conservazione a norma, così da non dover cancellare messaggi importanti. Dopo l’attivazione, si può accedere via webmail o configurare la casella su un client (es. Outlook, Thunderbird) usando i parametri IMAP/POP3 e SMTP forniti dal gestore.
Invio da webmail o client: la procedura passo per passo
Per spedire correttamente una PEC è utile seguire un percorso ordinato:
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Accedi alla webmail PEC o al client configurato con le credenziali della casella.
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Crea un nuovo messaggio e inserisci nel campo A l’indirizzo PEC del destinatario. Se necessario, usa Cc o Ccn per ulteriori caselle PEC.
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Compila l’oggetto in modo chiaro e identificativo, ad esempio: “Disdetta contratto n. 123 – società XYZ”.
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Scrivi il corpo con struttura formale: riferimenti a pratica/contratto, data, oggetto della richiesta, eventuali termini. Mantieni un tono professionale.
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Allega i documenti necessari, preferendo PDF non modificabili. Se richiesto, applica firma digitale e, per atti che lo prevedono, marca temporale.
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Controlla dimensioni e formati degli allegati secondo i limiti del gestore. Se superi il limite, valuta la suddivisione in più invii numerati.
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Invia il messaggio e attendi le ricevute automatiche: prima l’accettazione dal tuo gestore, poi la consegna dal gestore del destinatario.
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Verifica l’esito: in caso di mancata consegna, leggi il motivo indicato nella ricevuta negativa e valuta un secondo invio o un canale alternativo.
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Archivia messaggio, allegati e ricevute in una cartella dedicata, con una nomenclatura coerente che includa data e oggetto.
Allegati, firma e riferimenti: come evitare errori
Per ridurre i problemi più comuni, è utile tenere a mente alcune buone pratiche:
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Coerenza dei file: nomi chiari, niente caratteri speciali, preferenza per PDF/A e scansioni leggibili. Evita formati proprietari non necessari.
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Firma digitale consapevole: se alleghi documenti firmati, specifica nel corpo che gli allegati sono firmati digitalmente e indica tipo di firma (PAdES o CAdES).
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Prova di invio: conserva messaggio originale e ricevute in un’unica cartella per ogni pratica. Valuta la conservazione a norma offerta dal gestore.
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Destinatario corretto: verifica che l’indirizzo sia effettivamente PEC e pertinente. Per PA e professionisti usa IPA o INAD.
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Oggetto e riferimenti: inserisci sempre riferimenti contrattuali o di pratica, estremi temporali e recapiti per eventuali risposte.
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Privacy: se il contenuto include dati personali o riservati, indica la base giuridica o il riferimento normativo necessario e limita i destinatari al minimo.
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Tempi: per comunicazioni con scadenze, invia con adeguato anticipo e verifica subito le ricevute per poter agire in caso di mancata consegna.
Ricevute e conservazione: cosa succede dopo l’invio
Subito dopo l’invio riceverai la ricevuta di accettazione, che certifica che il tuo gestore ha preso in carico la PEC. A seguire, arriva la ricevuta di avvenuta consegna o un avviso di mancata consegna. Le ricevute sono email con allegati XML o EML firmati dal gestore, che contengono gli elementi probatori dell’invio. È buona regola salvarle insieme al messaggio e agli allegati, preferibilmente con una nomenclatura uniforme. Molti gestori offrono archivi di sicurezza o servizi di conservazione sostitutiva: sono utili per garantire integrità e reperibilità nel tempo. In caso di contenzioso, l’esibizione congiunta di messaggio PEC, allegati e ricevute costituisce una prova completa dell’avvenuta comunicazione.
Seguendo questi passaggi si ottiene un invio formalmente corretto, con documenti leggibili e riferimenti chiari, riducendo al minimo i rischi di rifiuto o di mancata consegna. Per comunicazioni sensibili o complesse, come diffide, recesso da contratti, istanze alla PA, conviene predisporre un modello di testo aziendale e una checklist interna sugli allegati: si guadagna coerenza, si risparmia tempo e si migliora la tracciabilità documentale.
