Come fare una fattura elettronica

Come fare una fattura elettronica: le istruzioni e i requisiti per poter emettere fatturazione elettronica in modo corretto. Dalla firma digitale alla creazione della fattura in formato file XML.

Nel web non vi sono guide complete con istruzioni dettagliate sulla compilazione della fattura elettronica e sul suo invio. Eppure è dal 31 marzo 2015 che la fatturazione elettronica è divenuta obbligatoria per tutti i liberi professionisti e i fornitori che si trovano a collaborare con le Pubbliche Amministrazione. In questa pagina vedremo come fare una fattura elettronica e quali sono gli strumenti necessari per la fatturazione elettronica. Premettiamo che bisogna preventivare una spesa di almeno 70 euro per emettere questo tipo di fattura.

Innanzittutto precisiamo che per fare una fattura elettronica avrete bisogno di:

  • Una casella di posta elettronica certificata (PEC)
  • Un kit per la frima digitale anche detta firma elettronica autenticata composto da

    -una pendrive 

    -una Carta Nazionale dei Servizi
  • Un programma per la creazione di file XML, vale a dire un programma tipo Number per chi usa Mac o Excel per chi usa Windows (compreso nel pacchetto Office o Open office per la versione freeware). In alternativa (consigliato) potete usare uno dei tanti servizi gratuiti online che consentono la compilazione della fattura elettronica in formato XML.

Fino a poco tempo fa era possibile ottenere un indirizzo di posta elettronica certificato in modo del tutto gratuito. Oggi chi desidera attivare una casella di posta elettronica certificata (PEC) dovrà sborsare un canone annuo di almeno 5 euro per il servizio di base. Più caro è l’acquisto della firma digitale. La firma digitale, più che un’autentica firma, è una sorta di Pendrive simile a quella che vi ha consegnato la banca per eseguire l’accesso al vostro servizio di Home Bancking (avete presente? Quella pennetta con un pulsantino da schiacciare ogni volta che volete fare un bonifico online o consultare il vostro estratto conto). Attenzione però, non è così semplice da usare perché non genera dei codici ex novo ogni volta, ma dispone di un drive autenticato che va a “validificare” i vostri documenti.

In sostanza la firma digitale è composta da un pendrive con al suo interno una scheda SIM con CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Sono molte le aziende che offrono il kit della firma digitale, tra le tante citiamo Aruba che offre il cosiddetto token cioè il kit della firma digitale più economico che ha un costo d’acquisto di circa 64 euro e ha una validità di 3 anni. Non mancano modelli più costosi che hanno il pregio di essere autoinstallanti, cioè per usarli dovrete limitarvi a collegarli al computer senza la necessità di installare alcun programma manualmente.

Una volta acquistato il kit della firma digitale dovrete seguire una lunga procedura per l’attivazione della Sim con CNS.

Per la compilazione della fattura elettronica vi consigliamo di registrarvi al servizio fatturapertutti.it che con registrazione gratuita vi permette di accedere a una schermata dove dovrete limitarvi a inserire i vostri dati di fatturazione (intestazione, destinatario, importi…). Al termine della compilazione della fattura elettronica il servizio vi consentirà di scaricare il documento in formato XML, pronto per essere validato con la firma digitale.

Una volta compilata la fattura elettronica, questa dovrà essere caricata sul software della firma digitale. Questo passaggio cambia in base al programma che state utilizzando. In genere dovete lanciare il software per la firma digitale, cliccare sul tasto “Firma” e scegliere il documento da firmare tra quelli salvati sul vostro computer: selezionate la vostra fattura in XML e premete su “Apri” o “Ok”. Al termine del processo vi verrà richiesto il PIN associato alla vostra firma digitale.

Come inviare la fattura elettronica

Il file XML correttamente firmato (con firma digitale) può essere inviato, tramite posta elettronica certificata, all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it (indirizzo dedicato alla fatturazione elettronica per la pubblica amministrazione) ma deve rispettare diversi standard:

  • – deve essere compilato in modo corretto
  • – deve essere nominato in modo corretto

La fattura deve essere nominata con il vostro codice fiscale seguito da un numero di 4 cifre in ordine crescente ma Nota Bene, la numerazione no necessariamente deve coincidere con la numerazione della vostra fattura! Quindi se la vostra fattura è la numero 101, il file può essere nominato come:

ITcodicefiscale_00001.xml oppure ITcodicefiscale12345.xml

La fattura, se compilata e nominata in modo corretto, dopo l’invio vi restituirà un messaggio di conferma dell’avvenuta consegna. In caso contrario nella vostra casella di posta certificata troverete un errore che vi spiegherà cosa andare a modificare prima di inviare di nuovo la medesima fattura elettronica.

Le fatture emesse con fatturazione elettronica non dovranno essere conservate in appositi hard disk online come ipotizzato in un primo momento. L’Agenzia delle Entrate ne terrà traccia mediante la dichiarazione dei redditi. Chi emette fatture elettroniche dovrà indicarne la presenza mediante un apposita voce sul Modello Unico.

La presente guida sulla fatturazione elettronica vale per gli avvocati quanto qualsiasi altro libero professionista che si ritrova a collaborare con la Pubblica Amministrazione (scuola, comune, ente pubblico….).